Sea imparcial. Es difícil ser objetivo cuando piensa que su servicio al cliente es excelente. Tome cierta distancia de lo que cree que sabe y deje que los compradores expresen su opinión. Evite embellecer las preguntas con superlativos como "¿Qué opina sobre nuestros amables representantes de servicio al cliente?" Esta es una pregunta tendenciosa que seguramente no ofrecerá resultados precisos. En cambio, formule una pregunta orientada sobre un aspecto de su servicio al cliente como "¿Con qué rapidez lo atendieron nuestros representantes de servicio al cliente?"
Evite las hipótesis. A muchas personas les resulta difícil determinar qué harían o qué no harían en una situación hipotética. No formule preguntas respecto de situaciones de servicio al cliente de "qué sucedería si…" que el encuestado no haya experimentado. Concéntrese en situaciones que reflejen con exactitud los problemas reales del sector de servicio al cliente. Utilice una pregunta de calificación de la Escala Likert para pedirle a los clientes que califiquen sus experiencias.
Utilice preguntas sencillas. Si los participantes tienen que leer las preguntas una y otra vez para comprenderlas o si se les pide que escriban respuestas tipo ensayo, el único resultado serán muchos cuestionarios abandonados antes de finalizar. Escriba preguntas que puedan leerse y responderse sencillamente y que no lleven demasiado tiempo. Una pregunta como "¿Cuán receptiva fue nuestra compañía?" se lee y responde mucho más fácil que "Si ha utilizado la ayuda de nuestro sitio web, del sistema de teléfono o por correo electrónico anteriormente, ¿nuestros representantes de servicio al cliente lo atendieron bien y en tiempo y forma?"
No formule preguntas innecesarias. Tal vez esté ansioso por recopilar la mayor cantidad de información de cada encuesta; sin embargo, debe resistir a la tentación. Las encuestas de servicio al cliente que se desvían del tema y que formulan preguntas aparentemente no relacionadas con él pueden distraer e incluso confundir al encuestado y, en ciertos casos, conducir a sospechas.
Intente usar el "cómo". Podría formular preguntas como "¿Considera que nuestra empresa es profesional?" con opciones de respuesta "sí" o "no". Sin embargo, hay un espectro sutil de respuestas afirmativas y negativas. Para obtener datos más valiosos, intente formular preguntas con "cómo"; por ejemplo, ¿Cómo evalúa el nivel de profesionalismo de nuestra empresa?" con respuestas disponibles como "extremadamente profesional", "moderadamente profesional" y "para nada profesional". Esto le dará una mejor idea de las necesidades imperantes en el área de servicio al cliente.
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